Nopean päätöksenteon kilpailuetu: 5 vinkkiä kasvuyritykselle
Nopeat syövät hitaat on periaate, joka pätee myös yritystoimintaan. Päätöksentekoprosessi voi joko pidätellä tai edistää yrityksen kykyä reagoida markkinoiden muutoksiin. Yrityksen kasvaessa, ajan ja paikan etäisyydet kasvavat työntekijöiden ja tietolähteiden välillä. Päätöksentekoprosessista voi tulla katkonaista, kuormitettua tai byrokraattista. Älä anna yrityksesi kangistua, kun voit vauhdittaa päätöksiä niiden tuloksista tinkimättä.
Missä päätöksentekoprosessin vaiheissa ja miten voi tehdä nopeita päätöksiä? Tämä artikkeli tarjoaa erityisesti kasvuyrityksille tuoreita näkökulmia ja vinkkejä päätöksentekoprosessin optimointiin.
Päätöksenteon prosessin vaiheet voidaan määritellä seuraavasti:
- Päätöksenteon tarve
- Tiedon kerääminen
- Vaihtoehtojen tunnistaminen
- Vaihtoehtojen puntarointi
- Päätöksenteon seuranta
1. Päätöksenteon tarve
Ensimmäinen sudenkuoppa nopeassa päätöksenteossa on havaitun ongelman epämääräinen kartoittaminen. On olennaista lähteä siitä, että päätöksenteon tarve tunnistetaan selkeänä ja ratkaisua vaativana tiettyyn ongelmaan. Yrityksessä voi olla houkutus tehdä päätöksiä ilman, että ongelmaa tarkastellaan kokonaisuutena, mikä johtaa usein oireiden hoitamiseen sen sijaan, että käsiteltäisiin ongelman juurisyy. Tätä voisi kuvailla esimerkiksi autokaupoilla käyminen, missä kysymys olisi "Minkä auton valitsisin?", vaikka parempi kysymys olisi "Kuinka parhaiten järjestäisin päivittäisen työmatkani?". Ilman selkeää ymmärrystä ratkaistavasta ongelmasta päätöksentekoprosessi saattaa hidastua tai jopa johtaa virheellisiin ratkaisuihin. Virheet aiheuttavat taka-askelia tai seuraavan päätöksenteon hidastumista. Ongelman ymmärtäminen ja tarkka määrittely on myös itsessään strategista päätöksentekoa. Se toimii kulmakivenä, jonka vakaalle pinnalle voi huoletta rakentaa nopeampia prosesseja ongelmaa ratkaistaessa.
Vinkki 1: Käytä rohkeasti aikaa ongelman määrittelemiseen.
2. Tiedon kerääminen
Tieto lisää tuskaa, ainakin tietyn pisteen jälkeen. Mistä tietoa voi kerätä? Mikä tieto on hyödyllistä juuri tälle päätökselle? Mikä tieto on luotettavaa? Mikä määrä tietoa on riittävä? Tieto auttaa ratkaisemaan ongelmia, mutta sitä voi olla liikaa tai liian vähän. Liiallinen tiedonkeruu voi hidastaa prosessia. Siksi on tärkeää määritellä, mikä tieto on olennaista ja mikä ei. Tiedonhallinta ja keräysprosessi kannattaa suunnitella ajoissa, jotta hyödyllistä dataa olisi sopivasta saatavilla.
Lisäksi data ei ole välttämättä saavutettavassa muodossa silloin kun sitä tarvitsisi. Yrityksen kasvussa on se riski, että tieto tulee yrityksen sisällä hajanaisemmaksi. Teknologian rooli on siksi nykypäivänä yhä olennaisempaa tiedonkeruussa. Esimerkiksi tekoälypohjaisten B2B-työkalujen kuten Wooratin ansiosta kilpailija-analyysi on tullut yhä saavutettavammaksi pienemmillekin yrityksille ja start-upeille. Työkalut voivat automaattisesti kerätä ja priorisoida olennaisen tiedon, mikä nopeuttaa prosessia merkittävästi. Data-analytiikalla ja automaatiolla voidaan varmistaa, että oikea tieto on saatavilla oikeaan aikaan.
Vinkki 2: Työkalujen avulla kerätyn tiedon ei ole tarkoitus vallata päätöksentekoprosessia, vaan tukea sitä.
3. Vaihtoehtojen tunnistaminen
Kerätyllä tiedolla on tarkoitus rajata eri vaihtoehdoista ne, joilla päätettävä ongelma on realistista ratkaista. Vaihtoehtoja on joskus vain muutama, mutta usein niihin liittyy päätöksentekoa vaikeuttavia vivahteita. Esimerkiksi tavarantoimittajia harkitessa voi miettiä yrityksen arvojen linjausta, hintaa sekä yhteydenoton jälkeisiä tarjouksia ja vastatarjouksia. On tärkeää tunnistaa avainvaihtoehdot, jotta ei jää pallottelemaan kaikkia mahdollisia tapoja ratkaista ongelma.
Voit esimerkiksi valita tiettyjä kriteerejä, jotka vaihtoehtojen tulee täyttää. Kriteereihin voi kuulua esimerkiksi kustannukset, aikataulu tai riskienhallinta. Niillä rajaat vaihtoehtojen kirjon niihin, jotka todennäköisimmin voisivat ratkaista ongelman. Lisäksi harvemman vaihtoehdon puntaroiminen keskenään on selkeämpää. Jos keksit lisää kriteerejä lennossa, voit päätyä noidankehään, joka imee sisäänsä lisää ja lisää vaihtoehtoja.
Vinkki 3: Useamman ennakkoon valitun kriteerin sisällyttäminen helpottaa vaihtoehtojen puntarointia.
4. Vaihtoehtojen puntarointi
Oksat pois, eli karsi epäolennaiset tekijät vaihtoehtoja vertaillessa. Tavoitteiden mukaisilla kriteereillä löydetään vaihtoehdoista ne ominaisuudet, joilla on oikeasti painoarvoa. Joskus kriteerit voivat olla ristiriidassa keskenään, jolloin tiettyjä tekijöitä tulee painottaa toistensa yli. Tämä voi olla haastavaa, sillä kriteerien painoarvoa ei aina pysty määrittelemään numeroina. Silloin on tärkeää tarkastella alkuperäisen ongelman määritelmää. Lisäksi voit käyttää SWOT-analyysia, kustannus-hyötyanalyysia ja muita päätöksenteon työkaluja. Niillä voidaan asetella oleelliset asiat rinnakkain päätöksenteossa mukana olevien eteen.
Arviointiin kannattaa tuoda mahdollisimman paljon oleellista tietoa, mutta itse päätökset ovat subjektiivisia. Työkalut ovat päätöksentekijälle “silmälaseja”, ja tekoälyn myötä silmälasien avulla voidaan nähdä analyyseja ja jopa suosituksia. Muissa kuin mataliriskisissä rutiinipäätöksissä kannattaa kuitenkin varoa, ettei delegoi suositusten tai analysoinninkaan vastuuta liikaa työkalujen kuten AI:lle. Monimutkaisissa ongelmissa päätöksentekijän kokemus, intuitio ja yrityksen kokonaiskuva ovat korvaamattomia Toimivan päätöksen etuihin kuuluu myös se, ettei tarvitse käyttää niin paljon aikaa aiempien virheiden korjaamiseen.
Vinkki 4: Työkalut ja analyysit tarjoavat linssejä, joiden läpi tarkastella ongelmaa. Päätöstä tehdessä tulee kuitenkin luottaa omaan näkemykseensä.
5. Päätöksenteon seuranta
Kaksi rautaa tulessa, mutta kolmaskin täytyy pistää ahjoon. Päätöksiä tehdään tämän päivän ongelmien vuoksi ja ensi vuoden yllätysten varalta, joiden lisäksi pitäisi vielä päätöksenteon prosessiakin kehittää. On kuitenkin mahdotonta oppia virheistään ja kehittyä, ellei arvioinnista tehdä poikkeuksen sijaan sääntöä. Sillä voidaan tunnistaa käytetyn päätöksentekoprosessin pullonkaulan ja puuttua niihin.
Mittauksen voi tehdä koko prosessille ja/tai jokaiselle päätöksenteon vaiheelle. Taloudelliset tulokset, kuten myyntiluvut ja kustannustehokkuus mittaavat suoria vaikutuksia liiketoimintaan. Pehmeisiin mittareihin voi sisällyttää henkilöstön motivaation, tiimien välisen yhteistyön ja päätöksenteon selkeyden. Näiden lisäksi voidaan arvioida, kuinka hyvin päätös noudattaa yrityksen arvoja ja strategisia tavoitteita. Paineiden alla saattaa syntyä houkutus tehdä kompromisseja, mutta yrityksen tulee pysyä uskollisena omille arvoilleen pitkän aikavälin menestyksen takaamiseksi.
Vinkki 5: Palautekeskusteluilla ja arvioinneilla mitataan numeroiden lisäksi päätöksen ja pitkäaikaisten tavoitteiden yhdenmukaisuutta.